#16 KI-Assistenten datenschutzkonform nutzen

00:00:06: Und herzlich willkommen zur Achtung Steuern, dem Podcast der NWB-Akademie für alle die im Steuerwesen, Rechnungswesen und Controlling auf dem Laufenden bleiben wollen.

00:00:13: Ich bin Christina Wolff und heute geht es um ein Thema das derzeit viele Kanzleien und Finanzabteilungen beschäftigt nämlich den Einsatz von KI-Assistenten wie Chatshipiti oder Co-Pilot und die Frage, wie man sie denn nun wirklich datenschutzkonform nutzt?

00:00:28: Darüber spreche ich heute mit meinem Gast Valentino Halem.

00:00:31: Er ist Rechtsanwalt und Partner bei der Oppenhof & Partner, er berät Unternehmen zu Datenschutz, KI-Recht und digitalen Geschäftsmodellen und es regelmäßig als Autor – und natürlich auch in der NWB Akademie – als Referent tätig.

00:00:45: Schön dass du da bist lieber Valentino!

00:00:48: Ja vielen herzlichen Dank für die Einladung und hallo an alle Hörerinnen.

00:00:53: Wir starten direkt rein mit meiner ersten Frage für unsere Hörer und Hörerin.

00:00:59: Wo liegen beim Einsatz von KI-Tools, wie zum Beispiel Chatchi Bt oder Co-Pilot denn aktuell die größten Datenschutzfehler in Kanzleien und Finanzabteilungen?

00:01:10: Ja vielen Dank!

00:01:11: Das ist natürlich eine wichtige Frage der Praxis und tatsächlich muss man sagen klar datenschutz ist ein Thema.

00:01:17: es beschränkt sich aber nicht nur auf den Datenschuss im engeren Sinne Und man kann sagen, was sind so häufige Fehler oder Herausforderungen?

00:01:25: Oder umgekehrt formuliert Leitplanken die Kanzleien beachten sollten.

00:01:33: Das wäre zum Beispiel einmal das eine Eingabe vertraulicher Daten unterlassen wird also beim Prompting, was man da als Input eingibt auch gar keinen Fall, natürlich vertrauliche Mandanten-Daten wie Namen, Aktenzeichen und andere Details die irgendwie Mandant oder Mandat identifizieren könnten.

00:01:57: Dass die nicht in öffentliche und externe KI Tools eingegeben werden.

00:02:04: ganz generell vielleicht die Wahl der richtigen KI Tools.

00:02:08: ja also Nutzung von Kanzlei ein Kanzlei eigenen oder vertraglich abgesicherten sozusagen entsprechenden KI-System, dass deinsprechende Weisungen ergehen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

00:02:23: Das nicht sozusagen Shadow also Schattenlösung, SchattenKI Lösungen da genutzt werden das da jemand sozusagen seinen privaten ChatGPT oder Cloud Account nutzt.

00:02:37: Dann natürlich, weil wir uns im Bereich bewegen von Rechtsanwalts- oder Steuerkanzlein eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung den Berusträger und aber auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen dem anwaltlichen und berufsgeheimnisses Steuerberater.

00:03:01: Für einen Anwalt wäre das zum Beispiel nach der Brau, aber auch strafrechtlich ist das abgesichert.

00:03:05: Nach Zwander drei STGB und für die Steuerberater nach den entsprechenden Vorschriften, dass das sozusagen gewahrt wird.

00:03:13: dann weiterhin wichtig ist vielleicht auch sage ich mal so Stichwort Eigenverantwortung oder Human in the Loop Das anwälte Steuerberata Aber genauso die anderen Mitarbeiterinnen Mitarbeiter Ergebnisse Die sie KI generiert verwenden nochmal überprüfen, das hängt natürlich dann sehr davon ab.

00:03:34: Wo von welchem Use Case wir sprechen also wofür wir den Output verwenden?

00:03:39: Verwend ich das jetzt für eine interne Präsentation ist das natürlich was ganz anderes als wenn ich das vielleicht im Kontext von Arbeitsprodukten auch mein KI generiertes Ergebnis einsetzen will Dann kann man natürlich nachdenken über Dinge wie Anonymisierung.

00:03:55: Wir haben überlegen, ob man überhaupt personenbezogene Daten jetzt auch von Mitarbeitern oder ähnlichen in KI einspeisen möchte.

00:04:02: Das ist nicht Herr See problematisch kann.

00:04:06: aber Problematisch sind es immer eine Einzelfallfrage.

00:04:09: da kann man dann auch überlegen ob man Filter Systeme auch technische einsetzt dass solcher Input gar nicht in KI Tools gelangt.

00:04:18: ganz wichtig denke ich ist wenn KI eingesetzt wird im Mandatskontext, dass da Transparenzgebung über den Mandanten hergestellt wird.

00:04:29: Also grundsätzlich ist man ja verpflichtet sozusagen eben das zu überprüfen haftet also was es verpflichtelt man haftet halt natürlich für die Ergebnisse und es sei denn natürlich man vereinbart etwas anderes mit den Mandaten in der entsprechenden Mandatsvereinbarung.

00:04:44: etwa vielleicht möchte ich an bestimmten Bereichen, dass der Mandant sagt jetzt Prüfungen, wo es um massenhafte Prüfung von sehr gleichgelagerten Sachverhalten beispielsweise geht und jetzt steuerrechtlich eher einfachen Fragen.

00:04:59: Dass das KI gestützt erfolgen soll und nur eine eingeschränkte menschliche Kontrolle.

00:05:04: Das müsste man dann natürlich konkret vereinbaren dass da eben Anwälte oder Steuerberater sich entsprechend absichern ihre die Haftungsrisiken.

00:05:16: Und vielleicht als Allerletztes noch kann man vielleicht auch nachdenken über eine generelle Richtlinie innerhalb der Rechtsanwalts- oder Steuerberater Kanzlei.

00:05:28: Wie sich ja alle Berufsträger und sonstigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was dürfen die mit KI tun?

00:05:35: Also welche KI-Tools dürfen wir verwenden.

00:05:38: Das sprach ich schon an.

00:05:39: wie darf ich sie verwenden?

00:05:40: also welche Use Cases darf ich denn damit ausführen und welche vielleicht nicht?

00:05:45: zum Beispiel irgendwelche HR bezogenen Sachverhalte dass man das ausschließt weil das dann sehr nah oder man sehr leicht in vielen Fällen in so einen Hochrisiko Bereich kommen kann.

00:05:57: Ja, also das würde ich sagen sind so die wichtigsten Sachen.

00:06:01: Aber man merkt schon an den Ausführungen dass es ein längeres Thema ist oder man da viele Punkte dazu nennen kann.

00:06:08: Ja, perfekt.

00:06:09: Vielen Dank für die Ausführung!

00:06:10: Dafür haben wir ja auch das Seminar.

00:06:12: da passt es sehr gut dass du das jetzt zum Abschluss noch mal gesagt hast und darauf hinweist, dass man sich schon Zeit für nehmen sollte für das Thema.

00:06:22: Wenn ihr liebe Hörerinnen und Hörern KI Assistenten sicher und vor allem verantwortungsvoll in eurer Kanzlei oder auch in der Finanzabteilung einsetzen wollt dann ist das Seminarki-Assistenten datenschutzkonform nutzen genau das Richtige für euch.

00:06:36: Valentino hat uns gerade auf ausgeführt, denn dort bekommt ihr auch noch mal konkrete Checklisten, Handlungsempfehlungen und vor allem Orientierung für euren konkreten Arbeitsalltag.

00:06:47: Alle Infos dazu findet Ihr wie immer unten in den Show Notes.

00:06:51: Das war Achtung Steuern – acht Minuten die sich lohnen!

00:06:54: Vielen vielen Dank lieber Valentino dass du dir Zeit genommen hast für die Podcast-Folge Und ich wünsche dir ganz viel Spaß im nächsten Seminar.

00:07:05: Bis bald eure Christina.